Notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal emisă de operatorul Ralcom Exhibitions srl, în conformitate cu art. 13 din Regulamentul UE nr. 679/2016 și a propriilor politici adoptate în legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal

Ralcom Exhibitions srl, în calitate de Operator de date cu caracter personal, prelucrează cu bună credință, prin mijloace automatizate și manuale, datele cu caracter personal, respectând dispozițiile legale în materie din domeniul protecției datelor cu caracter personal și în realizarea scopurilor specificate în prezenta Notă de informare, în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date.

Datele cu caracter personal prelucrate sunt următoarele: numele și prenumele, domiciliul, seria, numărul și emitentul CI / BI / Pașaport, numărul de telefon, e-mailul, imaginea, semnătura sau orice alte date cu caracter personal necesare îndeplinirii scopurilor de mai jos.

Datele cu caracter personal sunt prelucrate în următoarele SCOPURI: încheierea și desfășurarea relației contractuale cu Ralcom Exhibitions srl pe baza cererii de furnizare a serviciilor și produselor oferite de Ralcom Exhibitions srl; pentru trimiterea de newslettere / alte comunicări comerciale, pentru promovarea produselor / serviciilor companiei prin utilizarea mijloacelor de comunicare, respectiv e-mail, sms, telefonic, în cazul în care ați exprimat un astfel de acord; pentru a procesa înregistrările și rezervările hoteliere pentru evenimentele organizate prin compania Ralcom Exhibitions srl în calitate de  PCO – Professional Congress Organizer; pentru transmiterea comunicărilor referitoare la evenimentul pentru care s-a efectuat înregistrarea/cazarea/înscrierea rezumatului prin e-mail sau telefon (confirmări de înregistrare, atenționări de plată, solicitări documente doveditoare, solicitări clarificări rezumate, detalii logistice ale participării, etc.), pentru facilitarea interacțiunii virtuale în cazul evenimentului online organizat prin Ralcom Exhibitions srl – PCO (întâlniri virtuale cu ceilalți participanți la eveniment și / sau parteneri și expozanți prin accesarea imaginii video, teleconferințe, schimb de mesaje text cu ceilalți participanți / parteneri, schimb online de detalii de contact cu ceilalți participanți / parteneri, participarea la sesiuni de întrebări și răspunsuri, chestionare de feedback pentru sesiuni / eveniment); pentru a furniza datele colectate către terțe părți în vederea: evaluării rezumatelor științifice, realizării programului științific de către o comisie de specialiști din domeniu desemnată de organizatorul științific al evenimentului, realizării culegerii de rezumate, creditării EMC de către instituțiile naționale și internaționale autorizate.

Datele cu caracter personal sunt prelucrate în baza următoarelor TEMEIURI juridice, cum ar fi: în baza consimțământului liber exprimat, în temeiul art. 6 alin. (1) lit. a) din Regulamentul UE nr. 679 / 2016; pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte și în virtutea căruia se efectuează prelucrarea datelor sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract (ex. furnizarea produsului sau serviciului solicitat, comunicarea cu persoana vizată în vederea executării contractului), în temeiul art. 6 alin. (1) lit. b) din Regulamentul UE nr. 679 / 2016;  pentru respectarea unor obligații legale care îi revin companiei Ralcom Exhibitions srl (ex. efectuarea raportărilor către autoritățile competente, întocmirea și păstrarea / arhivarea documentelor financiar-contabile (ex: facturi) conform legii etc.), în temeiul art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulamentul UE nr. 679 / 2016; în scopul intereselor legitime urmărite de Ralcom Exhibitions srl sau ale terților (ex. îmbunătățirea serviciilor Ralcom Exhibitions srl, promovarea serviciilor proprii, recuperarea creanțelor aferente relației contractuale încheiate, asigurarea securității persoanelor, dar având în vedere întotdeauna protejarea intereselor, drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanei vizate, în temeiul art. 6 alin. (1) lit. f) din Regulamentul UE nr. 679 / 2018.

Refuzul de a ne furniza datele personale ori de a permite prelucrarea datelor cu caracter personal ne va împiedica pe noi, Ralcom Exhibitions srl, să ne îndeplinim în mod corespunzător obligațiile noastre, fapt ce poate avea drept consecință imposibilitatea de a mai putea furniza serviciile solicitate.

Consimțământul exprimat pentru colectarea și prelucrarea datelor cu caracter personal va putea fi revocat în orice moment și la orice dată ulterioară, prin transmiterea unei cereri scrise, datată și semnată, ce va fi expediată la adresa protectiadatelor@ralcom.ro sau la adresa poștală din București, sector 2, Str. Răspântiilor nr. 20A. Revocarea consimțământului după momentul colectării datelor cu caracter personal nu înlătură dreptul legal de utilizare a datelor pentru perioada anterioară retragerii consimțământului. 

Prelucrarea datelor personale va fi realizată pe întreaga perioadă de valabilitate a consimțământului exprimat pentru colectarea și prelucrarea datelor cu caracter personal și până la data la care consimțământul va fi retras la cererea persoanei vizate.

În situația în care persoana vizată își va retrage consimțământul, începând cu momentul retragerii acestuia, datele cu caracter personal nu vor mai fi prelucrate în scopul pentru care au fost colectate.

De asemenea, datele cu caracter personal pot fi dezvăluite către autoritățile de stat conform competențelor acestora și a legislației aplicabile (ex. ANAF, ITM, ANSPDCP, organe de cercetare penală etc.) în vederea îndeplinirii obligațiilor privind legislația fiscală, legislația muncii și altele, după caz.

În conformitate cu art. 15-21 din Regulamentul UE nr. 679 / 2016, vă informăm că fiecare participant are următoarele DREPTURI cu privire la datele personale: dreptul de acces la date și de a solicita o copie a acestora; dreptul de rectificare a datelor; dreptul de a solicita ștergerea datelor; dreptul la restricționarea prelucrării datelor; dreptul la portabilitatea datelor; dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor; dreptul de a se adresa Autorității Naționale pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

Totodată, vă informăm că potrivit art. 7 alin. (3) din Regulamentul UE nr. 679 / 2016, fiecare participant are dreptul de a-și retrage oricând consimțământul acordat pentru trimiterea de newslettere sau comunicări cu scop de marketing.

Pentru  exercitarea acestor drepturi sau pentru orice altă solicitare legată de datele cu caracter personal, se poate adresa cu o cerere scrisă, datată și semnată, transmisă către Responsabilul cu Protecția Datelor cu Caracter Personal din cadrul Ralcom Exhibitions srl la adresa: București, sector 2, Str. Răspântiilor nr. 20A, sau direct pe e-mail la protectiadatelor@ralcom.ro.

În cazul în care se va adresa o solicitare de exercitare a drepturilor privind protecția datelor, Ralcom Exhibitions srl va răspunde acestei solicitări în termen de 30 de zile în condițiile prevăzute de Regulamentul UE nr. 679 / 2016.

În situația în care se va aprecia că au fost încălcate drepturile în legătură cu datele personale, vă informăm că poate fi adresată o plângere în acest sens Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, cu sediul în București, sector 1, Bdul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30.